Procedimiento

8. LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

Las solicitudes de consulta y/o préstamo de documentación realizada por usuarios externos, autoridades o entidades de control y vigilancia deberá realizarse mediante comunicación oficial. Una vez verificado en los archivos de gestión o central que la documentación existe, se debe informar al usuario u organismo el horario de atención.
Son deberes de todo servidor público: custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción u ocultamiento o utilización indebidos” y “A todo servidor público le está prohibido: ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.
Para el caso de las autoridades y las entidades de control y vigilancia que soliciten la documentación como elemento probatorio y requieran la custodia temporal de uno o varios expedientes, se debe dejar constancia de la entrega de la documentación por medio de los inventarios documentales, especificando el nombre de la entidad que lo tendría en custodia y la fecha en que fue entregado. Del mismo modo, se registrará en el Formato Control de Consulta y Préstamo de Documentos en Archivo Central.
Cuando la autoridad o entidad de control y vigilancia requiera devolver a la entidad los expedientes o documentos entregados en calidad de préstamo debe realizarlo con comunicación oficial dirigida al jefe de la dependencia productora.
No se firmará paz y salvo a servidores públicos que se encuentren en mora de entregar documentación o que sean responsables de la pérdida o extravío de documentos y/o expedientes, y éstos no hayan surtido proceso de reconstrucción según lo establecido en el procedimiento PA06-PR17 (pérdida y reconstrucción de expedientes).
Cuando los usuarios externos (personas naturales o jurídicas) requieran solicitar la reproducción de copias de la documentación de la entidad, se debe considerar la resolución anual expedida por la Secretaria Distrital de Ambiente en la cual se fijan los valores para la reproducción de fotocopias, fotoplanos, impresión, scanner y costo del CD o DVD. En todo caso, las respuestas a las solicitudes serán gratuitas si los medios tecnológicos lo permiten, o sujetas a un costo que no supere el valor de la reproducción comercial. Se preferirá, cuando sea posible, la respuesta por vía electrónica, con el consentimiento del solicitante.
El pago para las solicitudes de información que requieran proceso de reproducción de copias será recaudado a través de la Tesorería Distrital, a favor de la Secretaría Distrital de Ambiente.
El servidor público que atiende la solicitud informará al usuario el costo de la reproducción de su solicitud.
Toda solicitud de reproducción de copias deberá ser radicada en la ventanilla de atención al ciudadano de la SDA adjuntando el original del recibo de pago cancelado.
Los documentos de carácter reservado solo podrán ser consultados por el personal autorizado. Para lo cual la Dirección de Gestión Corporativa y la Dirección de Tecnologías de Información Ambiental dispondrán las herramientas o instrumentos sobre las cuales se pueda identificar que dependencias pueden acceder a la información (análoga, digital y electrónica) que reposa tanto en los archivos de gestión como en el central.
Los responsables de los archivos de gestión y archivo central deben trimestralmente presentar los reportes sobre la consulta y préstamo documentos que permita evidenciar tiempos de entrega y devolución de estos.
Los archivos de gestión y archivo central deberán informar al superior inmediato, en el momento que ocurra, cualquier novedad que pueda ocasionar pérdidas de información por manipulación inadecuada.

8.1 ARCHIVO CENTRAL
Los servidores públicos deben solicitar la consulta y préstamo de documentos o expedientes al correo electrónico institucional archivocentral@ambientebogota.gov.co
Para usuarios internos y externos la consulta y/o préstamo de documentos o expedientes se deberá tramitar cumpliendo el siguiente horario: de lunes a viernes de 7:30 a.m. a 4:30 p.m.; las solicitudes realizadas en este horario se responderán en un tiempo estimado de un (1) a tres (3) días hábiles a la solicitud en razón a los tiempos de desplazamiento del archivo central a la sede principal, salvo los casos que puedan ser respondidos vía electrónica mediante e-mail, si el usuario así lo manifiesta.
El préstamo de documentos solo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado, conforme a la Constitución Política de Colombia y a la legislación colombiana vigente.
Para los derechos de petición, o las solicitudes del Concejo de Bogotá o del Congreso de la República, se procederá de acuerdo con la normatividad nacional y distrital vigente.
Dicha solicitud debe contener la información necesaria para realizar la búsqueda, tal como: tipo de documento o expediente, nombre, número y año en que fue emitido el documento y/o el acto administrativo.
El archivo central o el archivo de gestión apoyado en la Dirección de Gestión Corporativa, debe validar si la persona que solicita el servicio se encuentra activo o inactivo en la entidad. El solicitante debe presentar carné vigente y/o acta de inicio del contrato en caso de que se trate de un contratista, en el momento que le sea atendida su solicitud por parte del encargado del procedimiento. En caso contrario esta solicitud seria atendida bajo autorización del director o subdirector de la dependencia que requiera el servicio.
Si los documentos o expedientes solicitados pertenecen a una dependencia diferente a la que pertenece el funcionario o contratista solicitante, este debe presentar una autorización del director del área productora (correo institucional).
El plazo en el archivo central para búsqueda de documentos o expedientes de baja complejidad será de uno (1) a tres (3) días hábiles. Para los documentos o expedientes de alta complejidad el archivo central se tomará un tiempo máximo de cinco (5) días hábiles para su búsqueda.
Los documentos serán prestados por un plazo máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir de la fecha de la entrega al usuario. Dentro de este plazo debe hacerse por parte del solicitante la devolución al Archivo Central o solicitar la renovación del préstamo por otros (15) días hábiles en caso de ser necesario. Dicha renovación debe ser solicitada a través del correo electrónico sobre el correo previamente enviado por el solicitante.
Pasados estos treinta (30) días hábiles de consulta de documentos o expedientes deberán ser devueltos al archivo central o de gestión y se deberá realizar una nueva solicitud de consulta y préstamo tres (3) días calendario después de su devolución.
Cuando los documentos o expedientes no sean devueltos en el plazo máximo de préstamo, el archivo central o de gestión deberá mediante comunicación oficial (correo electrónico o memorando) solicitar la devolución del préstamo y si el usuario hace caso omiso de ello, el responsable del archivo central o gestión - según aplique, deberá informar al jefe inmediato o supervisor del usuario sobre dicha situación, si esto persiste, se debe informar a la Subsecretaria General y de Control Disciplinario para que inicie la respectiva investigación.
Durante el proceso de devolución el Auxiliar Administrativo del archivo central deberá revisar que los documentos o expedientes reintegrados se encuentren conforme a la entrega, para lo cual se revisarán los siguientes aspectos: el expediente no debe contener folios adicionales a los entregados, no deben faltar documentos, no debe existir alteración en la ordenación de los documentos al interior del expediente, no debe tener rasgaduras, mutilaciones o enmendaduras, salvo las reportadas en el proceso de entrega. Si existen estas alteraciones que evidencien la modificación de los procesos técnicos de organización o conservación del expediente o documento, la Dirección de Gestión Corporativa presentará informe al jefe inmediato con copia a la Subsecretaria General y de Control Disciplinario, según la gravedad del asunto.
Los documentos solicitados no deben salir de las instalaciones de la Secretaría Distrital de Ambiente, excepto para su traslado desde la sede del Archivo Central hasta la Sede Principal y viceversa.
En caso de pérdida o deterioro del documento, la responsabilidad recae en la persona que solicitó o tramito el préstamo, según sea el caso (consultar procedimiento PA06-PR17 “Pérdida y Reconstrucción de Expedientes”).
Los contratos solo serán prestados a la Subdirección Contractual o a los entes de control que así lo requieran.
Los expedientes cuyo estado es cerrado y se requieran ingresos de documentación que no fue integrada en gestión, se deberá remitir mediante comunicación oficial interna (memorando) a la Dirección de Gestión Corporativa, para que los auxiliares administrativos del archivo central y/o archivo de gestión en conjunto los integren y realicen las acciones pertinentes para garantizar el cumplimiento del principio de orden original y adecuada foliación. Del mismo modo, se debe actualizar el inventario indicando la fecha de la última acción realizada con su respectiva justificación.
Si el servidor público allega documentación vigente a un expediente que se encuentra en estado cerrado, esta acción reapertura el expediente y deberá ser devuelto mediante comunicación oficial interna (memorando) y acta de devolución al archivo de gestión, pues en el archivo central solo se encuentra la documentación cuyo trámite ha finalizado y su consulta es mínima.
Cuando el expediente haga parte de otro proceso o investigación o se requiera incluirle nuevos documentos, el jefe de la dependencia productora o el de mayor nivel jerárquico debe solicitar el desarchive del expediente mediante comunicación oficial interna (memorando) mediante la cual se justifique técnica o legalmente la situación. El Auxiliar Administrativo del archivo central procede a efectuar el desarchive dejando constancia en el inventario documental y acta de desarchive del expediente o expedientes con base en la comunicación escrita y sus respectivos antecedentes.

8.1.1 CONSULTA EN SALA PARA USUARIOS EXTERNOS – ARCHIVO CENTRAL
Los usuarios externos deben solicitar la consulta y préstamo de documentos o expedientes al correo electrónico institucional archivocentral@ambientebogota.gov.co o a través de radicación de la solicitud en la ventanilla atención al ciudadano. El archivo central redireccionará esta solicitud a la Dirección de Gestión Corporativa para su respectiva autorización.
El Archivo Central responderá, dependiendo de la complejidad, inmediatamente o en un plazo de cinco (5) días hábiles al usuario para que este realice la consulta directamente en la sede del archivo central, en el horario de lunes a viernes de 7:30 a.m. a 4:30 p.m.
Una vez terminada la consulta el auxiliar administrativo verifica el estado y cantidad de los documentos devueltos, y los retorna a su respectiva ubicación dentro del Archivo Central y diligenciará el formato Control, Consulta y Préstamo de Documentos.

8.2 ARCHIVO DE EXPEDIENTES
Para la identificación de la documentación objeto de consulta y/o préstamo el responsable del archivo deberá contar con el inventario documental en el Formato Único de Inventario Documental – FUID (PA06-PR18-F1), del procedimiento Organización documental, completamente diligenciado.
Para la consulta externa de expedientes en ventanilla se prestará un máximo tres (3) expedientes por solicitante (incluyen tanto los documentos que por función, proceso o procedimiento le corresponden según la TRD como los documentos de apoyo).
Para usuarios internos y externos el préstamo de expedientes se deberá tramitar cumpliendo el siguiente horario: Para las solicitudes de préstamo realizadas en el horario de 8:00 a.m. a 11:00 a.m. las entregas se realizarán de 2:00 p.m. a 4:00 p.m. Para las solicitudes de préstamo realizadas en el horario de 2:00 p.m. a 4:00 p.m., las entregas se realizarán de 8:00 a.m. a 11:00 a.m. del día siguiente; la devolución de los expedientes se deberá realizar de 8:00 a.m. a 11:00 a.m. y de 2:00 p.m. a 4:00 p.m.
Los horarios de atención para las consultas de expedientes en ventanilla se realizarán de 8:00 AM a 5:00 PM
El archivo de Gestión Centralizado de la Dirección de Control Ambiental prestará un máximo cinco (5) expedientes al profesional que cumple el rol de proyectar y un máximo de diez (10) expedientes al profesional que cumple el rol de revisar.
Si el servidor público no se presenta para la entrega de los expedientes solicitados pasado un día y medio, estos se reubicarán en la posición correspondiente dentro del archivo y si lo requiere, deberá generar una nueva solicitud.
Cuando un servidor público tenga en calidad de préstamo un expediente, éste no podrá cederse a otro sin que se haya informado al responsable del archivo de gestión sobre el cambio de responsabilidad.
El servidor que tenga bajo custodia expedientes o documentos en calidad de préstamo asumirá la responsabilidad por la pérdida total o parcial del mismo.
Los expedientes serán prestados por un plazo máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de la entrega al usuario. Dentro de este plazo debe hacerse la devolución o solicitar la prórroga del préstamo en caso de ser necesario.
Durante el proceso de devolución el responsable del archivo deberá revisar que los expedientes reintegrados se encuentren conforme a la entrega, para lo cual se revisarán los siguientes aspectos: enmendaduras, rasgaduras, mutilaciones, alteraciones en la foliación, o en el estado de organización del mismo. Si existen estas alteraciones que evidencien la modificación de los procesos técnicos de organización o conservación del expediente, el jefe de la oficina productora remitirá comunicación oficial interna informando la situación con copia a la Dirección de Gestión Corporativa, si el daño o afectación es grave se remitirá comunicación a la Subsecretaria General y de Control Disciplinario para la realización de las acciones necesarias al respecto.
Informar al grupo de custodia, que los expedientes que se encuentran pendientes por notificación NO se puede realizar el préstamo hasta tanto no se surta el proceso, con el fin de prevenir la duplicidad de las actuaciones administrativas sancionatorias.

8.3 ATENCIÓN SOLICITUD COPIAS DE DOCUMENTOS
La atención de solicitud de copia de documentos se atenderá siguiendo los lineamientos, roles y actividades citados en el “Instructivo para la atención de solicitud de copias”.
El auxiliar administrativo de apoyo del área de administración y archivo de expedientes de la Dirección de Control Ambiental solo atenderá solicitud de copia parcial o total de expedientes permisivos y sancionatorios.
El auxiliar administrativo debe acompañar y asesorar al usuario en el diligenciamiento del formato Anexo 6 “Solicitud Copia de Documentos”, para prevenir errores en la tasación del total de copias solicitadas por tipo de formato.
La entrega de la información a particulares será gratuita siempre que la información solicitada repose en formato electrónico o digital y el peticionario proporcione o suministre el medio tecnológico respectivo o su correo electrónico y deberá ser copiada y entregada de manera inmediata, previa radicación de la solicitud.
El trámite de liquidación del valor a pagar y la expedición del recibo de pago, estará a cargo de la Dirección de Control Ambiental, cuando se trate de solicitudes sobre temas de su competencia o de competencia de sus cuatro subdirecciones (SRHS, SCASP, SCAAV y SSFFS). En caso que la documentación solicitada este en custodia de otras dependencias, será la Subdirección Financiera la encargada de generar el recibo de pago correspondiente.
Los funcionarios y contratistas de la Secretaría Distrital de Ambiente deberán realizar su trabajo diario con compromiso, ética y comportamientos socialmente responsables, otorgándole la importancia que merece tanto al usuario interno como externo y estableciendo una comunicación permanente de doble vía, con los grupos de interés y otros públicos.
Los servidores de la Secretaría Distrital de Ambiente, en ejecución de las actividades del procedimiento debe tener en cuenta las medidas de seguridad pertinentes y la aplicación de la política, para el logro de objetivos relacionados con seguridad y salud en el trabajo.
La Secretaría Distrital de Ambiente cuenta con el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), para administrar los riesgos que puedan afectar la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de la información gestionada por la Entidad. Por lo anterior los funcionarios y contratistas deben tener en cuenta, en la ejecución de las actividades del presente procedimiento, las políticas, los procedimientos y los controles diseñados para la seguridad de la información; deben utilizar adecuadamente las nuevas tecnologías implementadas en la Entidad y participar en las campañas de sensibilización.
Es responsabilidad de los servidores públicos de la Entidad (funcionarios y Contratistas), que prestan sus servicios, aplicar las normas archivísticas establecidas por la Entidad y por las entidades que reglamentan la materia.

	MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
	GESTIÓN DOCUMENTAL (2019)
	Procedimiento: Consulta, préstamo y atención de solicitudes de reproducción de copias de documentos
	Código: PA06-PR03-	Versión: 7

Versión	Descripción de la modificación	Acto administrativo
0	Adopción	0
1	Se incluyeron definiciones, descripción de la normatividad, lineamientos o políticas de operación, responsabilidad y autoridad, puntos de control, registros, diagrama de flujo, portada de control de cambios, anexos y se replantearon las actividades.	Resolucion 3153 de 2008
2	Se modificó el nombre del procedimiento, objetivo, alcance, insumos y/o información primaria, productos y/o información secundaria, normatividad, definiciones, responsabilidad y autoridad, lineamientos o políticas de operación. Se incluyó el formato “Tarjeta de afuera”. Se modificaron las descripciones de las actividades.	Resolucion 5194 de 2008
3	Se modificaron las responsabilidades conforme a la nueva estructura organizacional, se ajustaron actividades y se eliminó el anexo 5 denominado tarjeta de afuera. Se incluyó en la normatividad el Decreto 109 de 2009 que modifica la estructura y establece las funciones de la SDA. Se clasificaron los insumos en información primaria (IP) e información secundaría (IS).	Resolución 5575 de 24 septiembre de 2009
4	Se modificó el “Formato de préstamo de contratos”.	Resolución 6788 de Octubre 8 de 2010
5	Se modificó el objetivo, alcance, normatividad, responsabilidad y autoridad, lineamientos o políticas de operación, formatos y adicionalmente se modifico algunas descripciones de actividades, area responsable y cargo responsable.	Resolución 0070 del 29 de enero de 2013
6	Se modificó el objetivo, los insumos, los productos y/o información secundaria, normatividad, se incluyó una definición, se ajustó la responsabilidad y autoridad, lineamientos o políticas de operación, se eliminó e integró anexos, y se ajustó actividades y registros del procedimiento.	Resolución 3165 del 31 de diciembre de 2015
6.1	Actualización Anexo No. 2 Formato único de consulta y préstamo de documentos 126PA06-PR03-F-1	Circular 001 del 30 de marzo de 2017
7	Se actualizó el procedimiento se cambia el nombre del procedimiento por "Consulta, Préstamo y Atención de solicitudes de Reproducción de Copias de Documentos" se modifica el objetivo, alcance, insumos, normativa, definiciones, responsabilidades, lineamientos y Políticas de Operación y las actividades; el anexo 2 se modificó su denominación a “Control de Consulta y Préstamo de Documentos” y se crean 5 formatos para articular las actividades del procedimiento Administración de Expedientes de la DCA con la gestión documental de la entidad. Por la implementación del nuevo mapa de procesos, se ajustó la codificación.	Radicado 2020IE110155 del 03 de julio de 2020

Responsables de la elaboración del documento
José Mauricio Vargas Ojeda	Profesional Universitario
Hames Alexis Arias Vélez	Auxiliar Administrativo